Pular para o conteúdo principal

Assinar e arquivar um documento

Um fluxo produz um documento, pede que alguém o assine pelo Sign, espera a resposta e então continua com a cópia assinada, que é arquivada no Document Center (ECM).

Produtos, em ordem: Workflow → Sign → Workflow → Document Center (ECM).

Esta página apenas indica o caminho entre os produtos. As instruções de cada passo estão no capítulo para o qual ela aponta.

Antes de começar​

  • O fluxo foi configurado pelo administrador da sua empresa com uma fase Gerar documento seguida de uma fase Assinatura. Sem uma fase Assinatura esta jornada não acontece; a jornada inteira é opcional.
  • A fase Assinatura tem o nome e o contato do signatário, o canal (e-mail, SMS ou WhatsApp) e, opcionalmente, um prazo de expiração e um lembrete.
  • Você entrou com um perfil que dá acesso ao Workflow, e ao Sign se quiser acompanhar o envelope lá. O signatário não precisa de conta na Cogneris.

Passos​

#ProdutoQuem atuaO que aconteceInstruções
1Workflow— (automático)A execução chega a Gerar documento e produz o documento a assinar.Acompanhar o estado e o encaminhamento de um documento
2Workflow → Sign— (automático)A execução chega a Assinatura: o Workflow cria a solicitação de assinatura no Sign e a execução espera. No Sign, a solicitação é agrupada num processo — um processo por execução do fluxo.Acompanhar um processo criado pelo Workflow
3SignSignatárioO signatário recebe um link pessoal pelo canal configurado, confirma a identidade com um código de uso único e assina — ou recusa, informando um motivo.Assinar ou recusar um documento
4Workflow— (automático)O Workflow consulta o Sign em busca de uma resposta a intervalos regulares (a cada dois minutos, por padrão), então a execução retoma alguns minutos depois de o signatário responder, não na hora.Acompanhar o estado e o encaminhamento de um documento
5Workflow— (automático)Depois da assinatura, a execução continua com a cópia assinada: uma fase posterior que envia o documento envia o assinado.Visão geral do Workflow
6Document Center— (automático)Opcional: só quando os documentos do processo estão no Document Center — por exemplo, quando ele veio do Portal. O PDF assinado é arquivado como uma nova versão do documento gerado, e a trilha de auditoria da assinatura é arquivada ao lado dele. A lista de versões marca a versão assinada como Assinado.De onde vêm os documentos

Resultado esperado​

  • A execução passa pela fase Assinatura e segue para a fase seguinte com o documento assinado.
  • A assinatura é contada uma vez, quando o documento é assinado; veja Cobrança e uso.
  • Para um processo guardado no Document Center, o documento ganha uma versão assinada e um documento de trilha de auditoria.

Como confirmar que funcionou​

Se algo der errado​

O que você vêO que significaO que fazer
A execução continua esperando em AssinaturaO signatário ainda não respondeu, ou a resposta ainda não foi recebida (até alguns minutos)Aguarde alguns minutos. Se o signatário não assinou, um lembrete pode ser enviado pelo Sign; veja Enviar um lembrete.
Detalhes da execução mostra um Erro que começa com signature_refusedO signatário recusouA execução terminou como falha. Inicie um novo processo quando o motivo estiver resolvido.
Detalhes da execução mostra um Erro que começa com signature_expiredA solicitação chegou ao prazo de expiração antes de o signatário assinarA execução terminou como falha. Inicie um novo processo.
A execução falha em Assinatura logo de inícioFalta à fase o nome, o e-mail ou o telefone do signatário, ou não há uma fase Gerar documento antes delaPeça ao administrador da sua empresa que corrija o fluxo.
Um documento assinado diretamente no Sign não está no Document CenterSó as assinaturas solicitadas por um fluxo são arquivadas no Document CenterÉ o esperado. Os envelopes criados no próprio Sign ficam no Sign; veja Visão geral do Sign.

Última revisão 2026-10-09 · Versão 1.0.0 · Responsável: product-documentation